Hoy en
día debemos actualizarnos con respecto a la gestión de eventos. Hoy en día se
habla muchísimo de los Eventos 2.0 y debemos saber muy bien lo que significa.
Para
comenzar a explicar esto debemos tener en cuenta ciertos puntos: el número de
asistentes al evento- el número y tiempo de relaciones- el porcentaje de éxito
de cumplimiento de los objetivos del propio evento- el porcentaje de éxito de
la organización del siguiente evento.
En esta
nueva forma de gestión de un evento debemos considerar los beneficios de este
nuevo planeamiento.
Estos beneficios
son por ejemplo: la incrementación del número de asistentes al evento, la
incrementación del número y tiempo de relaciones entre la organización y los
asistentes, y entre los propios asistentes, la incrementación del porcentaje
del éxito de la organización del siguiente evento.
Este
tipo de eventos, consiste en una filosofía 2.0. en el proceso de gestión de un
evento. Para entender un poco sobre esta filosofía 2.0. debemos saber qué es lo
que habitualmente se conoce como SOCIAL MEDIA o WEB 2.0. y que es un conjunto
de soluciones de internet que están transformando la sociedad al promover
nuevas formas de comunicación, relación, participación, promoción y
colaboración.
Para
saber cómo llevarla correctamente a la práctica debemos considerar los procesos
de la gestión y las actividades que deberemos desarrollar en cada una de esas
etapas.
Cuando hablamos
de preparación del evento debemos tener cuidado en el contenido que ese evento
va a tener, los usuarios pueden participar en parte de ese contenido.
Luego,
cuando estamos en la etapa de promoción debemos saber que con respecto a la
agenda o programa del evento, cada participante puede elaborar su propio
programa de asistencia. En esta misma etapa debemos planear la venta de
tickets, la presencia en internet, crear espacios del evento en distintos
entornos en internet, la participación en concursos, la creación y comunicación
del contenido conferenciantes al evento, propiciar el inicio de las relaciones
con la organización y con otros asistentes.
En la
realización del evento, la comunicación es muy importantes, el empleo de medios
digitales para la comunicación durante el evento para las personas que asisten
como para lasque no asisten, la retransmisión en directo del evento vía
internet, la participación en concurso, esta vez dentro del evento.
Para
finalizar, la opinión de los participantes
es de suma importancia, recoger estas opiniones también; y no olvidarnos nunca
de recoger y comunicar el contenido del evento en videos, fotos,
presentaciones, etc.
Los
beneficios que podemos encontrar en la realización correcta en cada una de
estas etapas son muy satisfactorios. En la promoción podemos ganar el aumento
en nuestro números de asistentes, en la realización podemos aumentar el número
de relaciones, alargar el tiempo de dichas relaciones, aumentar el porcentaje
del éxito de cumplimiento de los objetivos del propio evento, y en la
finalización aumentamos el porcentaje de éxito de la organización del siguiente
evento.
Debemos
conocer las principales Redes Sociales y sus funcionalidades.
En Facebook
podemos promocionar el evento, comunicarnos con los potenciales asistentes y
atraer más visitantes.
En YouTube
podemos utilizarlo antes y después del evento con todo el material del mismo.
En Twitter
promocionamos el evento, nos comunicamos con los potenciales asistentes, y
atraemos a visitantes.
Con
TweetWally visualizamos todos los mensajes de un evento.
Con
Sched.org podemos ver el programa, ver quien acude a una determinada sesión,
realizar el programa personalizado, etc.
Con Ning
podemos reunir a los asistentes en una red social especial para nuestro evento.
Las
soluciones existentes en internet tienen un precio cero o muy económicos,
No se
requieren conocimientos ni capacidades técnicas.
Se accede
a un público numeroso, sitios de más tráfico: Facebook, YouTube, Twitter,
Flickr.
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