Características de la redacción de los
documentos militares administrativos.
Es
nuestro campo es muy importante tener conocimiento sobre la correcta escritura,
siempre nos encontramos con artículos sobre las reglas de redacción en el
ámbito social (ceremonial escrito), que se refieren sobre las formas de
redacción en tarjetas personales, invitaciones, etc., también podemos ver
muchos artículos sobre lo que hoy llamamos “netiquette” que se refieren a las
reglas principales para la redacción correcta de e-mail y todo lo referido a la
web.
Pero no
debemos olvidarnos del ceremonial y protocolo castrense en cuanto a todo lo
referido al ceremonial escrito, ya que
es algo a lo que ellos (los militares) le dan suma importancia.
Todos
los documentos militares administrativos- cualquiera sea su índole- se
redactarán en forma directa, concisa, clara, sencilla, y en correcto español.
Los párrafos se elaborarán de tal manera, que su contenido y correspondiente
sintaxis reflejen fielmente las ideas que se deseen transmitir. Para ello se
evitarán las palabras irrelevantes, las figuras literarias no convencionales
para este tipo de documentos, las expresiones de semántica oscura, y las
oraciones y párrafos excesivamente extensos.
Se
evitará el empleo de palabras en idiomas extranjeros, y sólo se admitirá el uso
de estos vocablos cuando se trate de nombres propios o de expresiones que no
tengan su apropiado sinónimo en el idioma y sean intraducibles. La
correspondencia que se dirija a autoridades extranjeras deberá escribirse en
castellano, pudiendo agregarse una traducción sin firma cuando ello fuere
solicitado o cuando se creyese necesario. Sin embargo, el documento que se
considere oficial será siempre el escrito en castellano.
Cuando
fuere conveniente, se ilustrará el teto mediante gráficos, fotografías, etc.
En una
misma nota o expediente no deberá tratarse asuntos de naturaleza distinta. Una
excepción a lo indicado, lo constituye el memorándum, documento que admite el
tratamiento de asuntos de naturaleza distinta.
Tratamiento de las personas.
En la
correspondencia oficial, se suprimirá todo texto de preámbulo o de culminación
que no se refiera al objeto de la comunicación.
Las
expresiones empleadas en la correspondencia serán sóbrias y de respetuosa
consideración, tanto la dirigida desde el subalterno al superior, como de éste
a aquél, evitándose las fórmulas vacias de contenido o de pura cortesía.
Destinatario. Recordar que:
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AL SUPERIOR
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AL SUB ALTERNO
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Se
eleva
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Se
remite
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Se
informa
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Se
comunica
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Se
solicita
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Se
ordena
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|
Se
requiere
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EVITAR
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USAR
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Pongo
en su conocimiento
|
Llevo
a su conocimiento
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Solicito
a
|
Solicito
de
|
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Respecto
a
|
Respecto
de
|
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Los
mismos, las mismas (suele ser incorrecto y generar confusión)
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Aquellos,
aquellas (o el pronombre conveniente)
|
Los
nombres de las personas, cualquiera sea su categoría, se escribirán completos y
primero los nombres y luego los apellidos. Cuando se tratare de personal
militar femenino casado, se podrá agregar el apellido de su cónyuge con la
preposición “de” (Ley NO 23.515). Los apellidos se escribirán con letras
mayúsculas.
Cuando
se mencionaren nombres de suboficiales y soldados voluntarios, se consignará, a
continuación M nombre y del apellido- y entre paréntesis- el número de
identificación (NI); en caso de no habérsele asignado dicho número, se
consignará el correspondiente al del Documento Nacional de Identidad (DNI).
Cuando
se realizaren citas sucesivas referentes a la misma persona, solo se consignará
el grado y el apellido.
El
grado del personal militar femenino permanecerá invariable o sea en género
masculino, anteponiendo el artículo – que definirá el sexo- al grado. Ejemplo:
“…… la CAPITÁN Silvia GONZÁLEZ…”
- En el texto de los informes, notas,
etc., se escribirán con mayúsculas los apellidos, títulos, nombres de
instituciones, organismos, lugares geográficos.
- En la correspondencia dirigida a
funcionarios que no pertenezcan a las Fuerzas Armadas, se emplearán,
obligatoriamente, los términos de cortesía, por lo que deberán escribirse
lo siguiente:
a.
Autoridades.
TRATAMIENTO DE
AUTORIDADES NACIONALES, PROVINCIALES Y MUNICIPALES.
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Personas
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Encabezamiento
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Texto
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Antefirmas
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Presidente
de la Nación
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SEÑOR
PRESIDENTE DE LA NACIÓN:
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Señor
Presidente o Primer Magistrado.
|
Dios
guarde al señor Presidente.
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Presidente
de la Suprema Corte de Justicia
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SEÑOR
PRESIDENTE DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA:
|
Señor
Presidente.
|
Dios
guarde al señor Presidente
|
|
Presidente
del H. Senado de la Nación
|
SEÑOR
PRESIDENTE DE H SENADO DE LA NACIÓN:
|
Señor
Presidente.
|
Dios
guarde al señor Presidente
|
|
Presidente
de la H. Cámara de Diputados
|
SEÑOR
PRESIDENTE DE LA H CÁMARA DE LA NACIÓN:
|
Señor
Presidente.
|
Dios
guarde al señor Presidente
|
|
Ministros,
Secretarios y funcionarios con jerarquías equivalentes
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SEÑOR
MINISTRO: SEÑOR SECRETARIO: (SEÑOR PRESIDENTE, ETC.)
|
Usted.
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Saluda
a usted atentamente.
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|
Miembros
del Poder Judicial
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SEÑOR
JUEZ DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA:
|
Usted.
|
Saluda
a usted atentamente.
|
|
Miembros
del Poder Legislativo
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SEÑOR
SENADOR: O SEÑOR DIPUTADO:
|
Usted.
|
Saluda
a usted atentamente.
|
|
Procurador
General de la Nación
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SEÑOR
PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN:
|
Usted.
|
Saluda
a usted atentamente.
|
|
Demás
Jueces del Poder Judicial
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SEÑOR
JUEZ:
|
Usted.
|
Saluda
a usted atentamente.
|
|
Embajadores
Extranjeros
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SEÑOR
EMBAJADOR:
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V.E.
|
Saluda
a usted atentamente.
|
|
Gobernadores
y demás funcionarios provinciales
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SEÑOR
GOBERNADOR (SEÑOR MINISTRO, ETC.)
|
Usted.
|
Saluda
a usted atentamente.
|
|
Jefe
de Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires
|
SEÑOR
JEFE DE GOBIERNO:
|
Usted.
|
Saluda
a usted atentamente.
|
|
Subsecretarios
y funcionarios con jerarquía equivalente
|
SEÑOR
SUBSERCRETARIO: (SEÑOR SUBPROCURADOR DEL TESORO, ETC.)
|
Usted.
|
Saluda
a usted atentamente.
|
Nota: Responde a lo establecido en el Decreto
333/85. Se actualizó la designación del
Jefe de Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires.
b. Eclesiásticas.
1.
Cardenales: Su Eminencia (Su Ema).
2.
Nuncios, Arzobispos y Obispos: Su Excelencia Reverendísima
(S.E. Rvdma.)
3.
Internuncios: Su Excelencia (S.E.)
c.
Funcionarios. A los demás magistrados,
dignatarios, oficiales de las FFAA y funcionarios, se los tratará según su
cargo, anteponiéndose al nombre la palabra “señor”, y al nombre el título
profesional o el grado – si lo tuviere- y la palabra “Don/Doña” o su
abreviatura (D/Dña).
·
Escritura de fecha.
En el encabezamiento o al pie de toda
correspondencia, se hará en forma completa. Ejemplo: 06 (dos cifras) de abril
de 1998, 25 de febrero de 2000.
En la preparación de notas, informes, etc.,
en el lugar correspondiente a la fecha deberán dejarse cuatro espacios en
blanco, los que serán completados una vez que la autoridad correspondiente los
haya firmado.
·
Forma de escribir el lugar.
En el encabezamiento como al pie de todo
informe, nota, etc. el nombre de la ciudad, localidad, etc. en la cual se
redacta la correspondencia, - escrito con mayúsculas-, precederá a la fecha. La
documentación tramitación tramitada en la ciudad de Buenos Aires llevará como
lugar de procedencia esta denominación, quedando prohibido el empleo M término “Capital
Federal”.
·
Escritura de horarios en la
correspondencia
Será tenida en cuenta como única referencia,
la hora oficial vigente en la Nación. La
hora correspondiente se escribirá con cuatro números separados por un punto, ejemplos:
21.30 hs, 12.00 hs, 23.45, 09.00 hs.
La forma de escribir la hora que determina el
Reglamento “Escritura en Campaña” (RFD- 99-02) podrá emplearse en la
correspondencia administrativa entre organismos militares exclusivamente.
·
Escritura de cantidades
Será expresada, con letras mayúsculas y a
continuación, entre paréntesis, en números.
Las cantidades indicativas de dinero se
expresarán en moneda argentina, en unidades de “pesos” y “centavos”, precedidas
de la palabras “PESOS”. Ambos vocablos estarán escritos con mayúsculas. A
continuación, entre paréntesis, dichas cantidades se repetirán en números y con
los signos correspondientes.
Ejemplo: PESOS DOCE CON CUARENTA CENTAVOS ($
12,40)
·
Escritura de abreviaturas
Las abfreviaturas militares detalladas en el
Reglamento “Escritura en Campaña, (RDF- 99-02) podrán ser empleadas cuando el
trabajo fuere difundido únicamente dentro del ámbito militar. Fuera del mismo,
no será recomendable su uso.
DOCUMENTOS DE
TRAMITACIÓN INTERNA
La documentación interna es aquella que se
tramita:
a. Entre dependencias que poseen el
mismo número de código del organismo (según el registro de la Mesa de Entradas
y salidas).
b. Entre elementos de la Fuerza del
Ejército que tienen asignado un número de código de elemento.
Definiciones.
a. DOCUMENTACIÓN. Nombre genérico que se aplica a uno o más documentos.
b. DOCUMENTO MILITAR. Toda pieza con información registrada en forma escrita, grabada,
gráfica, fotográfica o cinematográfica, que sirve para tramitar aspectos de la
función militar.
c. EXPEDIENTE.
Conjunto de documentos o actuaciones administrativas, originados a solicitud de
la parte interesada o de oficio, y ordenados cronológicamente, en los que se
incluyen informaciones, o antecedente relacionados con la cuestión tratada, a
efectos de lograrlo elementos de juicio para derribar a conclusiones.
TIPOS DE
DOCUMENTOS DE TRAMITACIÓN INTERNA
a. RESOLUCIÓN. Medida que dicta el JEMGE u otra autoridad facultada para ello, y
que, según el tema, puede tener vigor y curso dentro de la jurisdicción
respectiva, o también fuera de ella.
b. DISPOSICIÓN. Decisión emanada de una autoridad administrativa (comandantes, directores
generales, directores y jefes que no tengan mando directo de tropas), sobre
cuestiones o asuntos de su competencia.
c. NOTAS U OFICIOS. Comunicación escrita, referente a asuntos del servicio, que se dirige
de persona a persona y/o personas. Pueden ser de variado tipo y se clasifican
en:
1-
Notas u oficios que dan origen a
expedientes:
a) NOTA OBJETO (EXPEDIENTE): Comunicación escrita referente a los asuntos
del servicio que se dirige de persona a persona, con un objeto o finalidad
determinada.
b) NOTA MÚLTIPLE (EXPEDIENTE): Nota similar a la anterior, de la cual se
elaboran varios ejemplares de un mismo tenor, y que se dirige a distintos
destinatarios.
c) INFORME (EXPEDIENTE): Dato u opinión fundados que se brindan acerca de un asunto
determinado. Los informes se materializan, normalmente, a través de notas
objeto.
d) NOTA TRASLADO DE EXPEDIENTE (CONTINUACIÓN DE EXPEDIENTE): Comunicación que se refiere a
un mismo tema o temas escrita que se traslada a otra área, y vinculados al
objeto principal del cuerpo.
2- Dictamen.
Opinión que emite un órgano de consulta, basada en las normas jurídicas de
aplicación, y según el caso, en la jurisprudencia o antecedentes que puedan existir,
y que tiende a orientar a la autoridad que debe resolver el caso.
3- Notas que no dan origen a expedientes.
a-
MEMORÁNDUM: Comunicación escrita para uso
interno dentro de un organismo, que se cursa a una autoridad determinada, comunicándole
una situación particular o exponiéndole elementos de juicio referentes a un
asunto preciso, la solución del caso. El memorándum no da origen a un
expediente.
b-
CIRCULAR: Nota de la cual se elaboran
varios ejemplares de un mismo tenor y que se dirige a diversos destinatarios, a
través de la cual se comunica una directiva de la autoridad facultada para
impartirla, y que tendrá vigencia prolongada o por tiempo indeterminado.
c-
PARTE: Comunicación sintética que, por
lo general, se efectúa a diario o periódicamente, para informar sobre un asunto
determinado. Se dirige de persona a persona.
d-
DIRECTIVA: Es un documento propio de los
niveles superiores de la conducción que permite determinar objetivos amplios, finalidades
a alcanzar o previsiones de los planes.
e-
ORDENES DE RUTINA: Cubrirán las actividades
normales o en operaciones de la Fuerza y se emitirán, normalmente, como Orden
General Especial referidas a un tema particular, Orden del día, Boletines, etc.
